醫療設備檔案的精細化管理是其發揮作用的關鍵。該文分享了成都市某三級甲等醫院醫療設備檔案精細化管理的實踐經驗，將醫療設備檔案分為紙質檔案及電子檔案，介紹了檔案管理收集、整理、鑒定、統計、保管、利用的流程，以及檔案管理系統的搭建、應用及管理，旨在為解決醫療設備檔案精細化管理面臨的問題、醫療設備檔案得到全面有效管理、檔案利用水平顯著提升提供參考。
引用本文： 岳琳, 李飛飛, 劉海博, 徐可偉, 陳華科, 周龍甫. 醫療設備檔案精細化管理經驗分享. 華西醫學, 2024, 39(11): 1783-1786. doi: 10.7507/1002-0179.202407165 復制
版權信息： ?四川大學華西醫院華西期刊社《華西醫學》版權所有，未經授權不得轉載、改編
醫療設備檔案是醫療設備全生命周期管理的依據，精細化的醫療設備檔案管理體系對提升醫院綜合管理能力、提高醫院運行效率、提供醫療決策具有重要意義。發達國家在醫療設備檔案精細化管理方面起步較早，經過多年的實踐與探索，已經形成了較為完善的管理體系，例如美國的《醫療器械用戶費用和現代化法案》[1]、歐盟的《歐盟醫療器械法規》[2]等。健全的法規制度、先進的管理理念、高度的信息化水平推動了醫療設備檔案精細化管理的發展。近年來，我國在醫療設備檔案管理方面也作出了諸多努力，2021 年“國務院辦公廳關于推動公立醫院高質量發展的意見”明確提出公立醫院應由傳統粗放式管理轉向現代精細化管理[3]。同年又出臺了《醫療器械監督管理條例》，明確了醫療機構建立醫療設備檔案的義務，規定了記錄信息的詳細程度以及保存期限等[4]。這一系列規定均有利于我國醫療設備檔案精細化管理的進步，但因起步較晚，相比發達國家仍存在一定差距。本文就醫療設備檔案精細化管理存在的困境進行剖析，提出解決路徑，分享成都市某三級甲等醫院（以下簡稱“案例醫院”）醫療設備檔案精細化管理的經驗。
1 醫療設備檔案的定義及其意義
醫療設備檔案是指醫療設備在申購、開箱、使用、報廢等階段形成的資料，是醫療設備全生命周期的管理依據[5]。醫療設備檔案涵蓋了以下幾項內容[4]：① 申購資料：購置申請資料、論證資料、招投標資料等；② 出廠文件資料：包括設備的出廠合格證書、質量檢驗報告、技術規格書、說明書、維修手冊等；③ 購置資料：購置合同、購置發票、驗收報告等；④ 安裝調試資料：安裝圖紙、安裝驗收記錄、設備定位安置方案等；⑤ 使用記錄：日常使用記錄、維護手冊、設備故障記錄等；⑥ 維修維護資料：維修記錄、維修保養合同、維修報告等；⑦ 報廢處置資料：報廢申請、報廢評估報告、報廢證明等。
醫療設備檔案的建立和精細化管理對于醫療機構至關重要。首先，醫療設備檔案記錄了設備申購的全流程，包含申請、論證資料，能確保設備采購的合規性和透明性，采購信息、合同、報價單、付款記錄等能夠用于核對設備品牌、型號、數量、價格以及供應商信譽及資質[6]；其次，醫療設備檔案中存有設備的操作手冊、維修記錄、維護計劃、校準和檢驗報告等，包含了設備的安裝、調試、維護和保養等信息，能夠幫助設備使用人員了解設備的正確使用方法和注意事項，及時進行設備維護和保養，確保設備的正常運行和安全使用[7]；再次，醫療設備檔案記錄了設備的生產信息、出廠編號、注冊證明、質量檢測報告等重要信息，可以用于設備的追溯和召回，醫療設備出現質量問題或安全隱患時可以準確追溯到相關設備的批次和出處，及時采取措施，保證患者安全；最后，醫療設備檔案中的性能評價和質量反饋報告可以用來評估設備的實際性能和使用效果，為同類型設備的推陳出新提供有力的依據[8]。
2 醫療設備檔案精細化管理面臨的困境及其突破口
當前不少醫院為了提升診療水平，耗巨資購買大量醫療設備，卻忽視了對醫療設備檔案的管理，從而造成醫療設備檔案量大質劣、可利用率低。若要對醫療設備檔案進行精細化管理，可以從以下幾點進行突破。
2.1 提高認識、健全制度
醫院可能存在對醫療設備檔案的重視程度不高，對其管理所需的各類資源投入不足，醫療設備檔案基礎設施薄弱等問題。此外，部分醫院沒有規劃專門的醫療設備檔案庫房，未配備檔案專業設施設備及裝具，缺乏人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系。醫療設備檔案管理制度不健全，歸檔范圍模糊，檔案管理存在隨意性，制約了醫療設備檔案的后期研究及利用。
因此，要強化醫療設備檔案歸檔意識，建立醫療設備檔案管理網絡體系，即“四統一”和“三納入”。“四統一”是指統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導。新修訂的《檔案法》提出檔案工作要實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全[9]。統一機構即統一管理機構，統一醫療設備檔案的管理機構，落實醫療設備檔案全局化、一體化、標準化。統一制度是指醫療設備檔案管理制度應全方位覆蓋醫療設備全生命周期的各個環節，明確歸檔范圍，健全崗位管理條例，設立統一監督指導部門，對醫療設備檔案的收集、整理、借閱、鑒定等環節進行監督并給出專業指導意見。“三納入”是指將醫療設備檔案管理工作納入醫院發展的長遠規劃、近期目標、年度工作計劃；納入醫院決策者的議事日程及職責范圍，確定醫療設備檔案分管領導；納入經濟責任制、崗位責任制，對檔案造成丟失、損毀、泄密的，追究相關人員的經濟責任甚至法律責任。
2.2 加強檔案人才隊伍建設
目前很多醫院為了節省人力成本，沒有聘請專業檔案管理人員，很多都是兼職檔案員，在管理醫療設備檔案的同時還有大量其他工作，檔案管理工作容易被忽視[10]。檔案工作是一項專業性、機密性、服務性較強的工作，而醫療設備檔案的科學管理有賴于多學科的交叉與融合。復合型檔案管理人才是醫療設備檔案發展的基石，其在掌握必備的檔案專業知識之外，還需對生物醫學工程、臨床醫學、計算機應用、數據分析等領域有足夠的涉獵，才能助力醫療設備檔案的長遠發展。
醫院人力資源部門應堅持正確用人導向，統籌、優化配置檔案管理人員。另外，醫院應積極與高校、當地檔案局合作，加強對醫療設備檔案管理人員的培訓力度，大力提升醫療設備檔案管理人員的專業水平。最后，通過定期進修、交流、輪訓等方式，培養一批既懂檔案又懂計算機和醫學工程等專業的復合型檔案管理人才。
2.3 提升信息化管理水平
信息化建設是當前現代醫院精細化管理的重要環節，但部分醫院沒有配備專業的醫療設備檔案管理系統，還在使用易被篡改的 excel 表格或者 word 文檔來進行檔案管理，有的甚至還在使用人工臺賬。這大大降低了檔案的借閱利用效率。隨著醫療技術的不斷進步，醫療設備也在加速更新，其檔案將會變得更加復雜且數量龐大，粗放的管理模式會嚴重增加人力成本，降低工作效率[11]。
醫療設備檔案中蘊含著大量的數據及信息，這些很大程度上需要依靠信息化技術的驅動才能發揮其價值[12]。隨著科技的進步，檔案管理將實現無紙化單套制管理即直接以電子方式歸檔，不再以“紙質+電子”方式保存，這也是建立在信息化發展的基礎上的[13]。醫院應根據自身特點、管理流程、設備現狀等積極引入或開發適配度高的檔案管理系統，有效對接互聯醫院現有的設備資產管理系統，逐步升級醫療設備檔案的精細化管理[14]。
3 醫療設備檔案精細化管理的經驗
案例醫院的醫療設備檔案精細化管理涉及紙質檔案和電子檔案 2 種。紙質檔案的真實性、永久性及其信息的穩定性使得其具備極強的保存價值。紙質檔案經過掃描加工后形成電子檔案；電子檔案通過信息化管理系統在科學管理紙質檔案的基礎上實現了文檔可視化、檢索高效化、借查閱無紙化，管理成本得到有效降低。
3.1 紙質檔案
醫療設備紙質檔案管理的工作流程分為收集、整理、鑒定、統計、保管、利用六大類，每一類對于醫療設備檔案精細化管理都必不可缺，科學的管理流程能快速定位每份檔案，有效提升保管、統計、利用的工作效率。
3.1.1 檔案的收集
檔案管理員按照制式清單逐一向設備管理工程師收集購置、報廢資料；向設備驗收工程師收集開箱、驗收、維護資料；而后將 2 套資料合并形成 1 套完整的設備檔案；交接雙方在移交清單上簽字完成移交手續。
3.1.2 檔案的整理
設備檔案有其科學的分類，根據國家檔案局的《工業企業檔案分類試行規則》，設備檔案設二級分類[15]。將醫療設備檔案一級分類號設為 6（其他單位也可根據本單位情況自行擬定一級分類號），醫療設備按照一定的原則進行二級分類。目前常見的二級分類方法包括按照醫療設備價格、購置年度、醫療設備用途、醫療設備購置科室等分類。各種二級分類方式皆有其優缺點，分類方法一旦確立，不輕易修改。以醫療設備價格作為二級分類為例：設備價格為 200 萬以上時二級分類號為 1，保管期限為永久；設備價格為 50 萬～200 萬時二級分類號為 2；設備價格為 50 萬以下時二級分類號為 3，保管期限為長期。
在設置好分類方式后即可組卷，組卷方式可為 1 臺設備配置 1 套檔案，也可按照合同或其他方式靈活采用多臺設備組成 1 卷。每臺醫療設備的文件材料可按購置申請、開箱驗收、設備安裝、維修保養等順序進行組卷和案卷排列。1 卷完整的設備檔案還包括每件檔案的檔案號、卷內目錄、備考表。醫療設備檔案的檔案號包含全宗號、類目號、卷號、件號，中間用短橫線分隔，類目號中的不同級別用“.”分開，例如 0001-6.1.1-0001-1，其中第 1 個 0001 是全宗號即全宗代碼，6.1.1 表示醫療設備價值在 200 萬以上的第 1 臺設備，后面的 0001-1 表示第 1 卷中的第 1 份文件（圖1）。卷內目錄是一個檔案卷宗內文件的明細表，其包含序號、文號、題名、責任者等，卷內目錄便于快速查找和定位卷內特定文件。備考表是檔案管理的一種工具，通常放置于卷末，用于記錄本卷檔案整理、管理、利用過程中的情況說明。
圖1
醫療設備檔案編號原則
3.1.3 檔案的鑒定和統計
案例醫院對醫療設備檔案的鑒定制定了鑒定標準，該標準涵蓋了歸檔前對醫療設備文件材料的價值鑒定；對已建立檔案的完整性、準確性、系統性鑒定；對已到保管期限檔案的價值鑒定三大類。檔案的統計包括：設備檔案收集、整理、歸檔和銷毀等數據；設備檔案不同價格區間、不同類別、利用情況等數據統計；計劃申報數量、設備資產統計、維修統計、報廢明細、效益分析等。
3.1.4 檔案的保管和利用
醫療設備檔案使用統一裝具，集中保存至配有安全、消防、除濕、降溫等設施的檔案庫房。設備檔案管理人員定期對檔案庫房進行賬物核對，保證目錄與實物相符。醫療設備檔案包含醫院的某些核心技術及商業機密，因此在檔案的借查閱及數據利用過程中，案例醫院建立了嚴格的檔案借查閱利用制度，包括了借查閱范圍、審批流程及安全操作規范等，有效保護檔案的信息安全。
3.2 電子檔案
醫療設備檔案精細化管理離不開信息化建設，而信息化建設第一步即使用專業的檔案管理系統，用系統實現醫療設備電子檔案的集中存儲、管理及查詢。
3.2.1 醫療設備檔案管理系統的搭建
案例醫院在進行醫療設備電子檔案管理時，采用了 C/S 即客戶機/服務器架構搭建的檔案管理系統。該系統將醫療設備電子檔案統一存儲于服務器端，服務器端搭建在信息中心機房內，配備了專門的磁盤陣列用于電子檔案的存儲；客戶端安裝在檔案管理者及檔案查詢者的辦公電腦上，客戶端根據配置的權限設置電子檔案的錄入、變更、查詢、下載等功能；服務器端和客戶端通過單位內部局域網連通，選用了常用的 TCP/IP 即傳輸控制協議/網際協議進行數據通信。
3.2.2 檔案管理系統的應用
檔案管理者將醫療設備各類信息，包括設備的名稱、規格、生產廠家、使用科室、技術參數、采購維修保養合同、維修保養記錄等錄入至該系統，同時通過該系統掛接電子資料形成完整的電子檔案，實現可視化、一體化管理。
通過檔案管理系統，檔案管理者可以利用關鍵詞、屬性或其他篩選條件進行單一或組合信息的快速檢索和查詢，并自動匹配符合條件的檔案信息，然后在界面上展示出來，再通過全文瀏覽實現文檔可視化。此外，還可以根據指定條件查詢，例如按設備類型、維修狀態、生產日期等條件進行篩選，從而更準確地定位需要的檔案信息。
3.2.3 檔案管理系統的精細化管理方式
檔案管理系統為保證歸檔資料的可回溯性，在錄入設備相關信息的同時，也錄入了歸檔資料的人員信息（包含經辦人、歸檔人等）。在使用過程中，系統可以按照設備類型、采購時間、付款進度等提供相關設備的分析結果并自動生成報表。為保障檔案信息的安全，系統對檔案進行分級管理，確保各級查詢人員只能訪問其具備權限的檔案信息。另外，由于該系統服務器搭建在信息中心機房，后臺系統可與院內現有醫療信息系統進行對接，實現設備信息的共享和交流。此外，醫療設備檔案管理系統還具備數據導出和分享功能，檔案管理者可以將所需的檔案信息以電子文檔的形式導出并保存，實現快速共享和備份。
4 結語
醫療設備檔案的精細化管理能助力醫療設備管理流程效率的提升，實現醫療行業的持續發展。當今科技飛速發展，無紙化辦公是大勢所趨，檔案無紙化單套制管理已成為日后檔案發展的新風向，作為一種新型的檔案管理方式，其高效便捷，可節省人力物力。要實現醫療設備檔案無紙化單套制管理，前提是要做好當前的精細化管理工作，實現紙質檔案與電子檔案的信息同步，為將來的單套制管理打好基礎。
利益沖突：所有作者聲明不存在利益沖突。
醫療設備檔案是醫療設備全生命周期管理的依據，精細化的醫療設備檔案管理體系對提升醫院綜合管理能力、提高醫院運行效率、提供醫療決策具有重要意義。發達國家在醫療設備檔案精細化管理方面起步較早，經過多年的實踐與探索，已經形成了較為完善的管理體系，例如美國的《醫療器械用戶費用和現代化法案》[1]、歐盟的《歐盟醫療器械法規》[2]等。健全的法規制度、先進的管理理念、高度的信息化水平推動了醫療設備檔案精細化管理的發展。近年來，我國在醫療設備檔案管理方面也作出了諸多努力，2021 年“國務院辦公廳關于推動公立醫院高質量發展的意見”明確提出公立醫院應由傳統粗放式管理轉向現代精細化管理[3]。同年又出臺了《醫療器械監督管理條例》，明確了醫療機構建立醫療設備檔案的義務，規定了記錄信息的詳細程度以及保存期限等[4]。這一系列規定均有利于我國醫療設備檔案精細化管理的進步，但因起步較晚，相比發達國家仍存在一定差距。本文就醫療設備檔案精細化管理存在的困境進行剖析，提出解決路徑，分享成都市某三級甲等醫院（以下簡稱“案例醫院”）醫療設備檔案精細化管理的經驗。
1 醫療設備檔案的定義及其意義
醫療設備檔案是指醫療設備在申購、開箱、使用、報廢等階段形成的資料，是醫療設備全生命周期的管理依據[5]。醫療設備檔案涵蓋了以下幾項內容[4]：① 申購資料：購置申請資料、論證資料、招投標資料等；② 出廠文件資料：包括設備的出廠合格證書、質量檢驗報告、技術規格書、說明書、維修手冊等；③ 購置資料：購置合同、購置發票、驗收報告等；④ 安裝調試資料：安裝圖紙、安裝驗收記錄、設備定位安置方案等；⑤ 使用記錄：日常使用記錄、維護手冊、設備故障記錄等；⑥ 維修維護資料：維修記錄、維修保養合同、維修報告等；⑦ 報廢處置資料：報廢申請、報廢評估報告、報廢證明等。
醫療設備檔案的建立和精細化管理對于醫療機構至關重要。首先，醫療設備檔案記錄了設備申購的全流程，包含申請、論證資料，能確保設備采購的合規性和透明性，采購信息、合同、報價單、付款記錄等能夠用于核對設備品牌、型號、數量、價格以及供應商信譽及資質[6]；其次，醫療設備檔案中存有設備的操作手冊、維修記錄、維護計劃、校準和檢驗報告等，包含了設備的安裝、調試、維護和保養等信息，能夠幫助設備使用人員了解設備的正確使用方法和注意事項，及時進行設備維護和保養，確保設備的正常運行和安全使用[7]；再次，醫療設備檔案記錄了設備的生產信息、出廠編號、注冊證明、質量檢測報告等重要信息，可以用于設備的追溯和召回，醫療設備出現質量問題或安全隱患時可以準確追溯到相關設備的批次和出處，及時采取措施，保證患者安全；最后，醫療設備檔案中的性能評價和質量反饋報告可以用來評估設備的實際性能和使用效果，為同類型設備的推陳出新提供有力的依據[8]。
2 醫療設備檔案精細化管理面臨的困境及其突破口
當前不少醫院為了提升診療水平，耗巨資購買大量醫療設備，卻忽視了對醫療設備檔案的管理，從而造成醫療設備檔案量大質劣、可利用率低。若要對醫療設備檔案進行精細化管理，可以從以下幾點進行突破。
2.1 提高認識、健全制度
醫院可能存在對醫療設備檔案的重視程度不高，對其管理所需的各類資源投入不足，醫療設備檔案基礎設施薄弱等問題。此外，部分醫院沒有規劃專門的醫療設備檔案庫房，未配備檔案專業設施設備及裝具，缺乏人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系。醫療設備檔案管理制度不健全，歸檔范圍模糊，檔案管理存在隨意性，制約了醫療設備檔案的后期研究及利用。
因此，要強化醫療設備檔案歸檔意識，建立醫療設備檔案管理網絡體系，即“四統一”和“三納入”。“四統一”是指統一領導、統一機構、統一制度、統一監督和指導。新修訂的《檔案法》提出檔案工作要實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全[9]。統一機構即統一管理機構，統一醫療設備檔案的管理機構，落實醫療設備檔案全局化、一體化、標準化。統一制度是指醫療設備檔案管理制度應全方位覆蓋醫療設備全生命周期的各個環節，明確歸檔范圍，健全崗位管理條例，設立統一監督指導部門，對醫療設備檔案的收集、整理、借閱、鑒定等環節進行監督并給出專業指導意見。“三納入”是指將醫療設備檔案管理工作納入醫院發展的長遠規劃、近期目標、年度工作計劃；納入醫院決策者的議事日程及職責范圍，確定醫療設備檔案分管領導；納入經濟責任制、崗位責任制，對檔案造成丟失、損毀、泄密的，追究相關人員的經濟責任甚至法律責任。
2.2 加強檔案人才隊伍建設
目前很多醫院為了節省人力成本，沒有聘請專業檔案管理人員，很多都是兼職檔案員，在管理醫療設備檔案的同時還有大量其他工作，檔案管理工作容易被忽視[10]。檔案工作是一項專業性、機密性、服務性較強的工作，而醫療設備檔案的科學管理有賴于多學科的交叉與融合。復合型檔案管理人才是醫療設備檔案發展的基石，其在掌握必備的檔案專業知識之外，還需對生物醫學工程、臨床醫學、計算機應用、數據分析等領域有足夠的涉獵，才能助力醫療設備檔案的長遠發展。
醫院人力資源部門應堅持正確用人導向，統籌、優化配置檔案管理人員。另外，醫院應積極與高校、當地檔案局合作，加強對醫療設備檔案管理人員的培訓力度，大力提升醫療設備檔案管理人員的專業水平。最后，通過定期進修、交流、輪訓等方式，培養一批既懂檔案又懂計算機和醫學工程等專業的復合型檔案管理人才。
2.3 提升信息化管理水平
信息化建設是當前現代醫院精細化管理的重要環節，但部分醫院沒有配備專業的醫療設備檔案管理系統，還在使用易被篡改的 excel 表格或者 word 文檔來進行檔案管理，有的甚至還在使用人工臺賬。這大大降低了檔案的借閱利用效率。隨著醫療技術的不斷進步，醫療設備也在加速更新，其檔案將會變得更加復雜且數量龐大，粗放的管理模式會嚴重增加人力成本，降低工作效率[11]。
醫療設備檔案中蘊含著大量的數據及信息，這些很大程度上需要依靠信息化技術的驅動才能發揮其價值[12]。隨著科技的進步，檔案管理將實現無紙化單套制管理即直接以電子方式歸檔，不再以“紙質+電子”方式保存，這也是建立在信息化發展的基礎上的[13]。醫院應根據自身特點、管理流程、設備現狀等積極引入或開發適配度高的檔案管理系統，有效對接互聯醫院現有的設備資產管理系統，逐步升級醫療設備檔案的精細化管理[14]。
3 醫療設備檔案精細化管理的經驗
案例醫院的醫療設備檔案精細化管理涉及紙質檔案和電子檔案 2 種。紙質檔案的真實性、永久性及其信息的穩定性使得其具備極強的保存價值。紙質檔案經過掃描加工后形成電子檔案；電子檔案通過信息化管理系統在科學管理紙質檔案的基礎上實現了文檔可視化、檢索高效化、借查閱無紙化，管理成本得到有效降低。
3.1 紙質檔案
醫療設備紙質檔案管理的工作流程分為收集、整理、鑒定、統計、保管、利用六大類，每一類對于醫療設備檔案精細化管理都必不可缺，科學的管理流程能快速定位每份檔案，有效提升保管、統計、利用的工作效率。
3.1.1 檔案的收集
檔案管理員按照制式清單逐一向設備管理工程師收集購置、報廢資料；向設備驗收工程師收集開箱、驗收、維護資料；而后將 2 套資料合并形成 1 套完整的設備檔案；交接雙方在移交清單上簽字完成移交手續。
3.1.2 檔案的整理
設備檔案有其科學的分類，根據國家檔案局的《工業企業檔案分類試行規則》，設備檔案設二級分類[15]。將醫療設備檔案一級分類號設為 6（其他單位也可根據本單位情況自行擬定一級分類號），醫療設備按照一定的原則進行二級分類。目前常見的二級分類方法包括按照醫療設備價格、購置年度、醫療設備用途、醫療設備購置科室等分類。各種二級分類方式皆有其優缺點，分類方法一旦確立，不輕易修改。以醫療設備價格作為二級分類為例：設備價格為 200 萬以上時二級分類號為 1，保管期限為永久；設備價格為 50 萬～200 萬時二級分類號為 2；設備價格為 50 萬以下時二級分類號為 3，保管期限為長期。
在設置好分類方式后即可組卷，組卷方式可為 1 臺設備配置 1 套檔案，也可按照合同或其他方式靈活采用多臺設備組成 1 卷。每臺醫療設備的文件材料可按購置申請、開箱驗收、設備安裝、維修保養等順序進行組卷和案卷排列。1 卷完整的設備檔案還包括每件檔案的檔案號、卷內目錄、備考表。醫療設備檔案的檔案號包含全宗號、類目號、卷號、件號，中間用短橫線分隔，類目號中的不同級別用“.”分開，例如 0001-6.1.1-0001-1，其中第 1 個 0001 是全宗號即全宗代碼，6.1.1 表示醫療設備價值在 200 萬以上的第 1 臺設備，后面的 0001-1 表示第 1 卷中的第 1 份文件（圖1）。卷內目錄是一個檔案卷宗內文件的明細表，其包含序號、文號、題名、責任者等，卷內目錄便于快速查找和定位卷內特定文件。備考表是檔案管理的一種工具，通常放置于卷末，用于記錄本卷檔案整理、管理、利用過程中的情況說明。
圖1
醫療設備檔案編號原則
3.1.3 檔案的鑒定和統計
案例醫院對醫療設備檔案的鑒定制定了鑒定標準，該標準涵蓋了歸檔前對醫療設備文件材料的價值鑒定；對已建立檔案的完整性、準確性、系統性鑒定；對已到保管期限檔案的價值鑒定三大類。檔案的統計包括：設備檔案收集、整理、歸檔和銷毀等數據；設備檔案不同價格區間、不同類別、利用情況等數據統計；計劃申報數量、設備資產統計、維修統計、報廢明細、效益分析等。
3.1.4 檔案的保管和利用
醫療設備檔案使用統一裝具，集中保存至配有安全、消防、除濕、降溫等設施的檔案庫房。設備檔案管理人員定期對檔案庫房進行賬物核對，保證目錄與實物相符。醫療設備檔案包含醫院的某些核心技術及商業機密，因此在檔案的借查閱及數據利用過程中，案例醫院建立了嚴格的檔案借查閱利用制度，包括了借查閱范圍、審批流程及安全操作規范等，有效保護檔案的信息安全。
3.2 電子檔案
醫療設備檔案精細化管理離不開信息化建設，而信息化建設第一步即使用專業的檔案管理系統，用系統實現醫療設備電子檔案的集中存儲、管理及查詢。
3.2.1 醫療設備檔案管理系統的搭建
案例醫院在進行醫療設備電子檔案管理時，采用了 C/S 即客戶機/服務器架構搭建的檔案管理系統。該系統將醫療設備電子檔案統一存儲于服務器端，服務器端搭建在信息中心機房內，配備了專門的磁盤陣列用于電子檔案的存儲；客戶端安裝在檔案管理者及檔案查詢者的辦公電腦上，客戶端根據配置的權限設置電子檔案的錄入、變更、查詢、下載等功能；服務器端和客戶端通過單位內部局域網連通，選用了常用的 TCP/IP 即傳輸控制協議/網際協議進行數據通信。
3.2.2 檔案管理系統的應用
檔案管理者將醫療設備各類信息，包括設備的名稱、規格、生產廠家、使用科室、技術參數、采購維修保養合同、維修保養記錄等錄入至該系統，同時通過該系統掛接電子資料形成完整的電子檔案，實現可視化、一體化管理。
通過檔案管理系統，檔案管理者可以利用關鍵詞、屬性或其他篩選條件進行單一或組合信息的快速檢索和查詢，并自動匹配符合條件的檔案信息，然后在界面上展示出來，再通過全文瀏覽實現文檔可視化。此外，還可以根據指定條件查詢，例如按設備類型、維修狀態、生產日期等條件進行篩選，從而更準確地定位需要的檔案信息。
3.2.3 檔案管理系統的精細化管理方式
檔案管理系統為保證歸檔資料的可回溯性，在錄入設備相關信息的同時，也錄入了歸檔資料的人員信息（包含經辦人、歸檔人等）。在使用過程中，系統可以按照設備類型、采購時間、付款進度等提供相關設備的分析結果并自動生成報表。為保障檔案信息的安全，系統對檔案進行分級管理，確保各級查詢人員只能訪問其具備權限的檔案信息。另外，由于該系統服務器搭建在信息中心機房，后臺系統可與院內現有醫療信息系統進行對接，實現設備信息的共享和交流。此外，醫療設備檔案管理系統還具備數據導出和分享功能，檔案管理者可以將所需的檔案信息以電子文檔的形式導出并保存，實現快速共享和備份。
4 結語
醫療設備檔案的精細化管理能助力醫療設備管理流程效率的提升，實現醫療行業的持續發展。當今科技飛速發展，無紙化辦公是大勢所趨，檔案無紙化單套制管理已成為日后檔案發展的新風向，作為一種新型的檔案管理方式，其高效便捷，可節省人力物力。要實現醫療設備檔案無紙化單套制管理，前提是要做好當前的精細化管理工作，實現紙質檔案與電子檔案的信息同步，為將來的單套制管理打好基礎。
利益沖突：所有作者聲明不存在利益沖突。
